Agile System: control eficiente de stocks que reduce carga burocrática

El Hospital Gregorio Marañón ha empezado a implementar Agile System, una tecnología de Cardiva que permite identificar automáticamente los consumos de materiales, sin intervención del personal del hospital, proporcionando datos sobre el stock en tiempo real y con un recorrido sobre la trazabilidad del producto.

Julio Alonso Leal, jefe de Servicio de Compras y Logística del centro sanitario, explica en una entrevista con Redacción Médica cómo ya se han visto los primeros resultados: el control de stock y la reducción de carga burocrática y administrativa al personal de Enfermería. Y es que “un hospital como el Gregorio Marañón tiene que estar a la vanguardia en este tipo de actuaciones y la innovación es una parte fundamental de nuestra organización”, señala Alonso.

¿Cómo facilita el día a día de un hospital como el Gregorio Marañón disponer de un sistema como Agile System?

Entrevista completa al jefe de Servicio de Compras y Logística del Hospital Gregorio Marañón, Julio Alonso.

Antes de empezar con este proyecto ya vimos que se facilitaba la labor a Enfermería: dejaba de tener que realizar determinadas labores burocráticas y administrativas para poder dedicarse a lo que es su función, que es atender a los pacientes.

Desde el punto de vista de la logística, la ventaja que hemos encontrado con este sistema es el control de los stocks. El hecho de que los materiales estén en el momento adecuado y en el sitio donde deben estar nos facilita mucho su gestión.

¿Qué nivel de formación requiere para que los profesionales del centro sanitario sepan usarlo correctamente?

Es un sistema muy sencillo. Por parte de Enfermería, lo único que hay que hacer es recoger el material para llevarlo a la sala donde se va a realizar el procedimiento que toque. A nivel administrativo y logístico, recibimos toda la información directamente del sistema, con lo cual, la despreocupación es bastante importante. Nos quita mucho trabajo, tanto a nivel administrativo como a nivel asistencial, ya que las supervisoras o las enfermeras simplemente recogen el material en el almacén y lo llevan a la sala en la que se va a realizar el procedimiento.   

¿Cómo es el proceso para adaptar el sistema al funcionamiento del hospital?

En un principio lo estamos poniendo en marcha en un servicio concreto, que en este caso es el Servicio de Hemodinámica, y en unos procedimientos concretos. Después se establecieron unos packs y dentro de cada uno se incluía los materiales utilizados de manera habitual para cuatro procedimientos distintos.

Después de que el jefe del Servicio de Hemodinámica del hospital define los componentes que tiene que incluir cada uno de los packs, se hace el estudio económico y, a partir de ahí, simplemente hay que trabajar con el proveedor para ver cuáles son las opciones y la mejor forma de adaptar el sistema al hospital.

Una vez que tenemos todo estudiado, se saca un concurso público durante diez meses, para hacer un piloto y poder probar que efectivamente lo que veíamos en el papel se traducía a la realidad.

Julio Alonso analiza en la entrevista cómo se ha adaptado el sistema al funcionamiento diario del hospital.

¿Qué ventajas concretas han comenzado a experimentar ya con su uso?

Desde el punto de vista de Enfermería, la ventaja concreta es que los profesionales no tienen que hacer ninguna gestión administrativa para trabajar con los packs que se han establecido. Y, desde el punto de vista logístico, no recibimos tantas solicitudes de pedidos de materiales, sino simplemente de lo que va incluido dentro de los packs. Además, facturamos por procedimiento, es decir, en el Servicio de Compras recibimos una vez al mes los procedimientos que se han realizado en ese tiempo y es lo que se factura. 

¿Han realizado una estimación de qué ahorro puede generar el disponer de una herramienta que controla en tiempo real el stock del centro?

Hemos hecho un primer análisis económico que comparaba el impacto entre comprar y adquirir los materiales de manera individual o adquirirlos en packs. Fue favorable, lo que nos impulsó a poner el proyecto en marcha. Es ahora cuando tenemos que comprobar que efectivamente, aparte de ese impacto económico, hay un impacto sobre la gestión de los stocks, la gestión de la Enfermería y del almacén. Es eso lo que estamos estudiando ahora.

¿Cómo favorece su uso la seguridad del paciente y del profesional sanitario?

Este sistema nos facilita una trazabilidad absoluta de los materiales, con lo cual, la seguridad del paciente está asegurada. También la del profesional sanitario, pues en cada momento tiene disponible el material que necesita para la intervención o el procedimiento que vaya a realizar.

¿Además de una gestión más eficiente, favorece que el centro se convierta en un espacio más sostenible?

Una gestión eficiente es una gestión comprometida con el medio ambiente. Cuando sacamos el concurso para la adquisición de estos materiales, por supuesto lo hicimos con las cláusulas medioambientales y sociales que marca la ley de contratos del sector público, y nos dimos cuenta de que era algo muy sencillo de cumplir por parte del adjudicatario.

El sistema está pensado para un ahorro de residuos, para que todos los residuos procedan a reciclarse y que no se generen residuos extra, con lo cual, el hospital sigue en la dirección de todas las normas de calidad y del plan estratégico que tiene el propio centro.