Facturación en la farmacia: "El farmacéutico no debe ser nunca un gestor"

La farmacia comunitaria vive un momento de transformación. A la creciente carga asistencial se suma una realidad menos visible como es la gestión administrativa. Entre facturas, albaranes, conciliaciones y documentación, muchos farmacéuticos sienten que pasan más tiempo frente al ordenador que frente al paciente.

Ya hace tiempo que este equilibrio, cada vez más complejo, abrió un debate dentro del sector sobre hasta qué punto debe el farmacéutico asumir tareas administrativas o delegarlas en sistemas más eficientes. ¿Cómo evitar que la facturación se convierta en un obstáculo para la labor asistencial?

Un problema cotidiano

Javier Marín, farmacéutico en Murcia, lo resume con claridad. "En mi día a día, la gestión de facturas, albaranes y documentación administrativa me ocupa entre 4 y 8 horas semanales", cuenta a Redacción Médica. Un volumen que, advierte, puede aumentar en cierres mensuales o periodos de mayor actividad, restando tiempo a la atención personal.

Para este joven farmacéutico con previsión de ser titular de su propia farmacia, la clave no es eliminar estas tareas "inevitables" sino abordarlas de un modo más inteligente. "Desde mi experiencia, la clave para optimizar este proceso está en digitalizar y estandarizar", explica. Y señala cuatro áreas críticas: recepción automática de facturas, clasificación sin intervención manual, conciliación con albaranes y pedidos, y visión global de proveedores y gastos.

Con todo, la facturación no solo consume tiempo sino que también puede ser fuente de errores que, acumulados, afectan a la rentabilidad. Javier recuerda un episodio revelador: "Detecté una discrepancia entre el precio del albarán y el de la factura final. La diferencia era pequeña… pero podría haber pasado desapercibida".

Ese aprendizaje le llevó a implantar una rutina sistemática de revisión basada en unidades, precios, descuentos y fechas siempre bajo lupa. Una metodología básica, pero que muchos admiten no aplicar por falta de tiempo o por priorizar la atención en el mostrador.

La importancia de priorizar a los pacientes

En esta misma línea, Gerino García, titular de una farmacia en Villaverde (Madrid), confiesa a este medio que dedica "menos tiempo del que debería" a la parte administrativa. "El mostrador, los pacientes y mi propia formación ocupan la mayor parte de mi día. Al final, soy farmacéutico antes que empresario", afirma.

Para él, automatizar no es una opción, sino una necesidad. "Cuanto más podamos simplificar la parte administrativa, más tiempo tendremos para lo que realmente aporta valor". "Cuando la farmacia es tuya, no eres un gestor de números, eres un profesional sanitario que quiere estar en el mostrador, mirando a la persona, no a un Excel", añade.

Gerino también reconoce haber aprendido "gestionando solo y cometiendo errores como cualquier titular", algunos con consecuencias económicas. Aun así, destaca el apoyo del colegio profesional cuando se trata de fallos subsanables, (por ejemplo, una pegatina olvidada en una receta) y la importancia de crear sistemas sólidos para prevenirlos.

Desde la oficina, ambos profesionales coinciden en la importancia de no convertir al farmacéutico en gestor. Para Javier, la clave es organizar procesos desde el primer día y digitalizar todo lo posible. Para García, la prioridad es delegar y que el farmacéutico "mantenga siempre el foco en lo que le hace único que es estar presente y ejercer con humanidad".

En la práctica diaria, aconsejar a los nuevos profesionales cuenta el doble cuando se habla de los pormenores más actuales, en un momento en que la farmacia comunitaria se reivindica como agente esencial del sistema sanitario y donde “la facturación no debería convertirse en una carga que reste valor asistencial”.